Autohaus mit Werkstatt

Oft ist es sinnvoll, bestimmte Tätigkeiten an spezialisierte Dienstleister zu vergeben – wenn es sich dabei auch um pesonenbezogene Daten handelt, sprechen wir von Auftragsdatenverarbeitung. In diesem Beisplel ist dies ein relevanter Punkt.

1.    Die Ist-Situation

Das Autohaus beschäftigt am Hauptsitz insgesamt 20 Mitarbeiter, weitere 8 in einer Niederlassung 30 km entfernt. Als Auftragsdatenverarbeiter hat das Unternehmen einen Lettershop beauftragt. Das Angebot: Neu-/Gebrauchtwagen, Werkstattservice und Mietfahrzeuge. Im CRM-System sind Kunden und Interessenten gespeichert. Alle Mitarbeiter haben nahezu uneingeschränkten Zugriff auf die Daten.

 

Marketing & Auftragsdatenverarbeitung

Mehrmals im Jahr führt die Marketing-Abteilung Direktmail-Kampagnen durch, um über neue Modelle zu informieren, an den nächsten TÜV-Termin und Abgasuntersuchung zu erinnern und um zu Veranstaltungen einzuladen. Dabei werden die im CRM-System gespeicherten Personen und Firmen verwendet. Ein beauftragter Lettershop (Auftragsdatenverarbeiter) druckt und versendet die Werbebriefe.

 

Vertrieb

  • der Vertrieb bearbeitet konsequent Potenziallisten. Privat- und Firmenkunden werden regelmäßig angerufen
  • die Mitarbeiter speichern dabei Im CRM-System alle Gesprächsnotizen ab sowie, wenn möglich, Geburtsdaten der Kunden, um Ihnen zum Geburtstag zu gratulieren
  • Buchhaltung, Rechnungswesen und die IT haben uneingeschränkten Zugriff auf alle o.g. Daten
  • Die Personaldaten können nur von Mitarbeitern der Personalabteilung eingesehen werden

 

Werkstatt und Autovermietung

  • Viele Kunden benötigen einen Mietwagen wenn ihr Fahrzeug in der Werkstatt ist. Dafür werden am Counter Führerschein und Personalausweis kopiert und mit den Mietpapieren abgeheftet.
  • Die Kunden werden nach Ihrer Handy-Nummer gefragt, damit sie per SMS benachrichtigt werden können, wenn das Fahrzeug fertig ist. Die Handy-Nummern werden gespeichert.

 

2. Datenschutz im Autohaus

Datenschutz-relevant Maßnahme
Die Kundendaten werden bisher ohne Einverständniserklärung des Kunden erfasst. Dies ist aber notwendig. Bei der Erfassung von Kundendaten im CRM- und Buchhaltungssystem ist ein Einverständnis des Kunden erforderlich. Ab sofort unterzeichnen alle Kunden eine Einverständniserklärung zur Nutzung ihrer Daten – auch zu Werbezwecken.
Das Geburtsdatum wird nicht mehr gespeichert, außer der Kunde willigt explizit schriftlich dazu ein.
Die Datenweitergabe an externe Dienstleister wie den Lettershop muss vertraglich geregelt werden. Abschluss eines Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung.
Für pro-aktive Werbeanrufe („Outbound“) liegen bisher keine expliziten Einverständniserklärungen vor. Die Kunden und Interessenten werden schriftlich um Ihr Einverständnis zur telefonischen Kontaktaufnahme, auch zu Werbezwecken, gebeten. Ihnen wird Widerspruchsmöglichkeit gegeben.
Zukünftig geschieht dies bereits vorher.
Zugriffsrechte des CRM-Systems wurden bisher nicht geregelt. Die IT erarbeitet in Abstimmung mit SIX DATENSCHUTZ einen Plan, wer welche Zugriffsrechte benötigt.
Personal: Die Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, haben bisher keinerlei Verpflichtungserkärungen abgegeben und sind bzgl. Datenschutz nicht geschult. Der Datenschutzbeauftragte erarbeitet die notwendigen Verpflichtungserklärungen und führt Datenschutzschulungen für Mitarbeiter durch.
Datenschutzbeauftragter Die Geschäftsführung hat einen externen Datenschutzbeauftragen bestellt, beauftragt und erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen.

 

3. Vorteile

  • Höhere Datensicherheit
  • mehr Kundenzufriedenheit durch Image- und Vertrauensgewinn
  • dadurch höhere Umsatzstabilität u.a. durch Kundenbindung
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben u.s. durch Einhaltung der Grundsätze zur Datenvermeidung und Datensparsamkeit nach § 3a BDSG sowie zur Auftragsdatenverarbeitung
  • Reduziert das Risiko, dass Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten auch durch eine höhere Sensibilität der Angestellten (u.a. durch Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit den Dienstleistern)