Personalberatung

In der Personalberatung werden täglich sensible persönliche Daten erhoben, gespeichert, verarbeitet und übertragen. Datenschutz in der Personalbertung ist aus diesem Grund elementar.

1.    Die Ist-Situation

Personalberater arbeiten ständig mit hochsensiblen personenbezogenen Daten, die äußerst sicher behandelt werden müssen. Das Risiko, Fehler zu begehen, ist hier besonders groß. Umso wichtiger ist es, alle Prozesse sicher zu gestalten, denn aus Sicht der Behörden sind Personalberater in besonderem Fokus.

 

Die Eckdaten:

  • 12 Mitarbeiter inkl. Recruiter, Berater, Back-Office, Geschäftsführung, IT, Abrechnung/Buchhaltung
  • Zielgruppen der Personalberatung sind große, meist börsennotierte Unternehmen
  • Genutzt wird eine Datenbank mit
    – Bewerberdaten
    – (Ziel-)Firmen + Ansprechpartner auf höchster Funktionsebene
  • der Vertrieb ist nach Branchen organisiert
  • Alle Berater haben vollen Zugriff auf alle Bewerber- und Firmendaten sowie die detaillierten persönlichen Profile und deren Stärken-/Schwächenauswertungen
  • Ergebnisse der internen Assessment-Centers
  • Wenn sich Kandidaten pro-aktiv bewerben, senden sie E-Mails an unterschiedliche Accounts im Unternehmen, da dies nicht kanalisiert wird:
    info@xy.org, bewerbung@xy.org, <ansprechpartner>@xy.org
    jeweils abhängig von vorliegenden Informationen.

 

Leistungsumfang:

  • klassische Personalberatung
  • „Job-Coaching“ für Bewerber mit C- und Second Level – Anspruch wie z.B. CEO, CFO sowie Bereichsleiter Vertrieb, Marketing, Controlling, HR
  • Zielgruppenauswahl nach Stärken/Schwächen-Analyse, Ziele, Vorgaben etc.

 

 2. Datenschutz in der Personalberatung

Datenschutz-relevant
 Maßnahme
Bewerberdaten werden ohne Vereinbarung und/oder Einwilligung/Widerspruchsmöglichkeit erhoben, gespeichert, genutzt und verarbeitet. Daten werden unregelmäßig und ohne festes Schema von der IT gelöscht oder gesperrt. Einwilligung abfragen, Widerspruchsmöglichkeit einräumen.
Bewerbungen werden an unterschiedliche E-Mail-Accounts gesendet. Das macht die konsequente Anwendung des Datenschutzes schwer.

Auf der Website wird ein Bewerberportal implementiert, über das Jobsuchende ihre Daten eingeben, die Zustimmung abgefragt wird und so die Daten immer nur an ausgewählte Mail-Adressen gesendet werden.

Online-Initiativbewerbungen an info@… und bewerbung@… werden per Auto-Reply-Mail bestätigt mit maximaler Speicherdauer der Daten und Widerspruchsmöglichkeit.
Ein Automatismus informiert Bewerber per E-Mail darüber, dass ihre Daten gelöscht werden. „Wenn Sie weiterhin die Funktionen des Bewerber-Portals nutzen möchten, sollten sie Ihre Datenschutzerklärung verlängern.“

3. Vorteile

  • Datenschutz in der Personalberatung erhöht das Vertrauen der Bewerber, in die Nutzung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten
  • erhöhter Imagegewinn, Professionalität
  • Wettbewerbsvorteile
  • Sicherheit des Personalberaters vor Bußgeldern der Aufsichtsbehörden, da datenschutzkonform gearbeitet wird.